Politica de confidențialitate

Această politică explică ce date cu caracter personal prelucrăm prin platforma emma (app.emma.ro) și prin site-ul emma.ro, în ce calitate, cu ce scop, cât timp le păstrăm și ce drepturi aveți. Prelucrarea se face în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și cu Legea nr. 190/2018.

1. Cine suntem

Platforma emma este furnizată și administrată de:

• PEST ZONE CONTROL S.R.L.
• CUI 52323691 · Nr. Reg. Com. J2025060917006
• Sediul: Strada Topolog nr. 11, Bl. F7, Sc. A, Et. P, Ap. 4, camera 2, Constanța, jud. Constanța, 900264, România
• Email pentru protecția datelor: legal@emma.ro
• Contact general: hello@emma.ro · +40 736 333 555

În acest document, „noi” înseamnă PEST ZONE CONTROL S.R.L., iar „firma” înseamnă compania care a încheiat cu noi un abonament pentru platforma emma (de exemplu o firmă de servicii de dezinsecție, dezinfecție și deratizare) și ale cărei angajați folosesc aplicația.

2. Două roluri diferite — citiți secțiunea care vi se potrivește

emma este o platformă prin care firmele își administrează activitatea. De aceea prelucrăm date în două calități distincte:

• Suntem operator (noi decidem scopul și mijloacele) pentru datele utilizatorilor firmelor care au cont în emma (secțiunea 3), pentru datele de facturare ale firmelor abonate, pentru vizitatorii site-ului și solicitanții care completează formularul de înscriere, precum și pentru corespondența de suport (secțiunea 5).
• Suntem persoană împuternicită (prelucrăm în numele și conform instrucțiunilor firmei, în baza Acordului de prelucrare a datelor) pentru datele clienților finali ai firmelor: clienții pe care firma îi deservește, persoanele lor de contact, destinatarii mesajelor trimise de firmă, documentele și facturile firmei (secțiunea 4). Pentru aceste date, operatorul este firma, nu noi.

3. Secțiunea A — Utilizatorii firmelor (conturi în emma)

Se aplică dacă aveți un cont de utilizator în emma (manager, operator de birou sau tehnician), creat de firma dumneavoastră.

3.1 Ce date prelucrăm

• Date de cont: nume, adresă de email, telefon (opțional), rol și permisiuni, firma de care aparțineți, starea contului.
• Date de autentificare: parola (stocată exclusiv ca hash criptografic — nu o putem citi), secretul aplicației de autentificare în doi pași (stocat cifrat), dispozitivele de încredere, sesiunile active (data, ora, adresa IP, browserul), încercările de autentificare eșuate.
• Jurnal de activitate (audit): acțiuni relevante făcute în aplicație (autentificări, modificări de setări, operațiuni importante), cu data, ora, utilizatorul și adresa IP. Jurnalul este vizibil managerului firmei dumneavoastră.
• Date operaționale generate de activitatea dumneavoastră: programările alocate, lucrările finalizate, documentele emise, consumurile înregistrate, mesajele trimise clienților prin platformă — acestea aparțin firmei și sunt prelucrate pentru firmă (secțiunea 4).
• Localizarea vehiculelor: dacă firma folosește modulul GPS Flotă, poziția și kilometrajul mașinilor firmei sunt prelucrate pentru firmă, care răspunde de informarea angajaților; noi doar găzduim serverul GPS (secțiunea 4).
• Preferințe tehnice: setări de afișare salvate în browserul dumneavoastră (vezi Politica de cookie-uri), abonamentul la notificări push dacă îl activați.
• Instruire și recrutare: dacă firma folosește modulul Instruire, înregistrările de instruire, testele și adeverințele dumneavoastră sunt prelucrate pentru firmă (secțiunea 4).

3.2 Scopuri și temeiuri

3.3 Cât timp păstrăm datele

4. Secțiunea B — Clienții finali ai firmelor

Se aplică dacă sunteți client, persoană de contact sau reprezentant al unui client al unei firme care folosește emma, dacă ați primit mesaje (WhatsApp, SMS, email) de la o astfel de firmă prin platformă, dacă ați accesat portalul de client, dacă ați candidat la un anunț de recrutare publicat prin emma sau dacă sunteți angajat al firmei (instruire, GPS).

4.1 Ce categorii de date pot ajunge în platformă prin firmă

• Identificare și contact: nume, denumirea firmei dumneavoastră, CUI sau CNP (pentru persoane fizice — folosit pentru facturare și, parțial, pentru verificarea accesului la portal), adresă, puncte de lucru, telefon, email, funcția reprezentantului.
• Relația comercială: cereri și oferte, contracte, programări și intervenții efectuate, procese-verbale (inclusiv semnătura olografă aplicată pe ecran), facturi și încasări, note ale firmei.
• Comunicări: mesajele schimbate cu firma prin WhatsApp, SMS sau email trimise din platformă, inclusiv fișierele atașate, data, ora și starea de livrare.
• Portal de client: accesările portalului (data, adresa IP), documentele consultate.
• Formulare publice ale firmei: datele introduse în formularul de solicitare de pe site-ul firmei sau în formularul de candidatură (nume, contact, mesaj, experiență).
• Angajați ai firmei: instruiri, teste și adeverințe; poziția vehiculelor firmei (dacă firma folosește GPS Flotă).

4.2 Ce facem și ce nu facem cu aceste date

• le stocăm și le punem la dispoziția firmei prin aplicație, le transmitem furnizorilor de comunicații pe care firma îi folosește (secțiunea 7) și generăm documentele cerute de firmă;
• nu le folosim în scopuri proprii, nu le vindem, nu le folosim pentru publicitate și nu le combinăm între firme — fiecare firmă vede exclusiv datele ei;
• le ștergem sau le returnăm firmei la încetarea abonamentului, conform Acordului de prelucrare a datelor;
• le păstrăm cât decide firma; durata este stabilită de firmă în funcție de obligațiile ei legale (de exemplu documentele contabile, evidențele impuse de legislația privind biocidele).

4.3 Mesajele WhatsApp

Când o firmă vă scrie pe WhatsApp prin emma, mesajul pleacă de pe numărul WhatsApp Business al firmei, prin WhatsApp Business Platform (Meta). Firma hotărăște cui și ce trimite; firmele au obligația contractuală de a folosi doar șabloane aprobate de Meta și de a vă trimite mesaje de marketing doar cu acordul dumneavoastră. Puteți oricând să răspundeți „STOP” sau să blocați numărul firmei în WhatsApp; cererea de ștergere a conversației se adresează firmei (vezi Ștergerea datelor).

5. Secțiunea C — Vizitatori, solicitanți și corespondenți

5.1 Formularul de înscriere a unei firme (app.emma.ro/inscriere)

Când solicitați înscrierea firmei dumneavoastră, prelucrăm: denumirea firmei, CUI, numele și prenumele dumneavoastră, telefonul, emailul, pachetul ales, adresa IP și browserul (pentru prevenirea abuzurilor), precum și dovada acceptării documentelor contractuale (versiunea documentelor, data și ora, adresa IP). Scop: evaluarea cererii și, la aprobare, crearea contului firmei și încheierea contractului (măsuri precontractuale și executarea contractului — art. 6 alin. 1 lit. b; interes legitim pentru anti-abuz — lit. f). Cererile respinse se păstrează 12 luni, apoi se șterg; cererile aprobate se păstrează pe durata contractului, iar dovada acceptării — 3 ani după încetarea acestuia.

5.2 Vizitatori ai site-ului și ai paginilor publice

Serverul înregistrează automat, în jurnalele tehnice, adresa IP, data, ora, pagina accesată și browserul, pentru securitate și depanare (interes legitim). Jurnalele se păstrează 30 de zile. Nu folosim instrumente de analiză a traficului, publicitate sau cookie-uri de urmărire (vezi Politica de cookie-uri).

5.3 Suport și corespondență

Dacă ne scrieți la hello@emma.ro sau legal@emma.ro, păstrăm corespondența cât este necesar pentru rezolvarea solicitării și, pentru dovadă, cel mult 3 ani de la închiderea ei.

6. Integrarea WhatsApp Business și Meta

emma este furnizor tehnologic („Tech Provider”) verificat de Meta pentru WhatsApp Business Platform. Firmele își conectează propriul cont WhatsApp Business (WABA) prin procedura Meta „Embedded Signup”, direct în aplicație. În urma conectării, emma primește și stochează, cifrat, identificatorii tehnici ai contului firmei și un token de acces emis de Meta, cu care trimite și primește mesaje în numele firmei.

Pentru fiecare mesaj, Meta Platforms Ireland Limited transmite către emma numărul de telefon al corespondentului, numele lui de profil WhatsApp, conținutul mesajului și fișierele atașate, precum și stările de livrare. Prelucrarea datelor de către Meta este guvernată de termenii WhatsApp Business și de politica de confidențialitate WhatsApp. Meta poate prelucra datele și în afara Spațiului Economic European, în baza garanțiilor din secțiunea 8.

7. Destinatari și sub-procesatori

Nu vindem și nu închiriem date personale. Le transmitem doar următoarelor categorii de destinatari:

• Furnizorii noștri de servicii (sub-procesatori), care prelucrează datele numai pe baza instrucțiunilor noastre și ale firmelor, în limitele din tabelul de mai jos. Lista completă și actualizată este și în Anexa 3 a Acordului de prelucrare a datelor.
• Autorități publice, când legea o cere: Agenția Națională de Administrare Fiscală primește facturile transmise de firme prin sistemul e-Factura și cererile de verificare a CUI; organele de urmărire penală sau instanțele, în baza unei solicitări legale.
• Firma dumneavoastră (pentru utilizatori) sau firma al cărei client sunteți (pentru clienți finali) — care este, de altfel, sursa datelor.

7.1 Asistentul „Emma Assist” (OpenAI)

Utilizatorii cu rol de manager sau operator pot folosi un asistent care răspunde la întrebări despre activitatea firmei („ce programări am mâine”, „ce sold are clientul X”). Când un utilizator pune o întrebare, platforma trimite către OpenAI numai fragmentele de date necesare acelei întrebări, în limitele permisiunilor utilizatorului: de exemplu programările zilei, sarcinile, ofertele sau, la o căutare explicită de client, numele, CUI-ul, telefonul și emailul de facturare pentru cel mult 8 rezultate. Nu se trimit niciodată note, fișiere, parole, tokenuri sau exporturi complete. Folosim interfața de programare (API) a OpenAI, cu opțiunea de nestocare activată: datele nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor și nu sunt reținute de OpenAI după generarea răspunsului, cu excepția monitorizării pentru abuz prevăzută de politicile sale. Asistentul este o funcție opțională; firma o poate evita pur și simplu prin a nu o folosi.

7.2 Verificarea parolelor compromise

La setarea unei parole, platforma verifică dacă aceasta apare în baze de date publice de parole compromise (serviciul „Have I Been Pwned”). Verificarea trimite doar primele 5 caractere ale unei amprente criptografice a parolei — parola în sine nu părăsește niciodată serverul nostru și nu poate fi reconstituită din fragmentul transmis.

8. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Serverul platformei se află în România. Unii dintre furnizorii noștri (Meta, Twilio SendGrid, OpenAI, Google) pot prelucra date în Statele Unite ale Americii. Aceste transferuri au la bază Clauzele Contractuale Standard adoptate de Comisia Europeană (Decizia 2021/914) și, acolo unde furnizorul este certificat, Cadrul UE–SUA privind confidențialitatea datelor (Data Privacy Framework). Copiile de siguranță trimise către Google Drive sunt cifrate pe serverul nostru înainte de transfer, iar cheia rămâne exclusiv la noi. Puteți cere o copie a garanțiilor aplicabile la legal@emma.ro.

9. Cum protejăm datele

Măsurile tehnice și organizatorice pe care le aplicăm efectiv sunt descrise în Anexa 2 a Acordului de prelucrare a datelor. Pe scurt:

• conexiuni exclusiv HTTPS, antete de securitate, protecție împotriva falsificării cererilor;
• parole stocate ca hash, verificarea parolelor compromise, limitarea încercărilor de autentificare, autentificare în doi pași (obligatorie pentru administratorii platformei, recomandată managerilor firmelor), sesiuni cu listă de dispozitive și posibilitate de revocare;
• separarea strictă a datelor între firme (fiecare interogare este limitată la firma utilizatorului);
• cifrarea în baza de date a secretelor de integrare (chei API, tokenuri, secrete de autentificare în doi pași);
• jurnal de audit al acțiunilor sensibile;
• copii de siguranță zilnice, cifrate, păstrate separat de server, cu alertare la eșec;
• acces la infrastructură limitat la administratorul platformei.

10. Drepturile dumneavoastră

În calitate de persoană vizată aveți, în condițiile GDPR, următoarele drepturi:

• acces la datele pe care le prelucrăm despre dumneavoastră și la o copie a lor;
• rectificarea datelor inexacte sau incomplete;
• ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”), când nu mai există un temei pentru păstrare;
• restricționarea prelucrării, în situațiile prevăzute de art. 18 GDPR;
• portabilitatea datelor furnizate de dumneavoastră, într-un format structurat, utilizat în mod curent;
• opoziția față de prelucrările întemeiate pe interes legitim;
• retragerea consimțământului, acolo unde prelucrarea se bazează pe consimțământ, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată — nu luăm astfel de decizii.

Cum le exercitați: dacă sunteți utilizator al unei firme sau solicitant, scrieți-ne la legal@emma.ro; răspundem în cel mult o lună (termen prelungibil cu două luni în cazuri complexe, cu informarea dumneavoastră). Dacă sunteți client final al unei firme, adresați cererea firmei respective (operatorul); noi o vom sprijini în a vă răspunde. Pentru a vă proteja, putem cere informații suplimentare pentru verificarea identității.

Aveți dreptul să depuneți o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28–30, sector 1, București, www.dataprotection.ro, și să vă adresați instanțelor de judecată.

11. Cookie-uri

Folosim exclusiv cookie-uri strict necesare funcționării aplicației (sesiune, „Ține-mă conectat”, dispozitive de încredere, acces la portalul de client). Nu folosim cookie-uri de analiză sau de marketing, de aceea nu afișăm un banner de consimțământ. Detalii în Politica de cookie-uri.

12. Minori

emma este un serviciu destinat exclusiv firmelor (B2B). Nu ne adresăm persoanelor sub 18 ani și nu colectăm cu bună știință date despre acestea.

13. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza această politică atunci când se schimbă platforma, furnizorii sau legislația. Versiunea curentă și data ultimei actualizări sunt afișate în antetul paginii; modificările semnificative sunt anunțate utilizatorilor în aplicație sau prin email, iar istoricul versiunilor este păstrat mai jos. Documentele contractuale asociate sunt Termenii și condițiile și Acordul de prelucrare a datelor.

Istoricul versiunilor

• Versiunea 2.0 · 28 octombrie 2026 — Rescriere completă: PEST ZONE CONTROL S.R.L. ca operator al platformei; secțiuni separate pentru utilizatorii firmelor, clienții finali ai firmelor (pentru care firma este operator) și vizitatori; sub-procesatori, transferuri, durate de păstrare.
• Versiunea 1.0 · 14 iunie 2026 — Prima versiune (politică pentru canalul WhatsApp Business).